В майбутньому може трапитись така ситуація, коли доведеться часто писати листи в офіційному стилі. Та не кожний знає як вести ділове листування англійською мовою. Саме в цій статті ми розглянемо: як правильно звернутись до людини, як його підписати, та розглянемо невеличку кількість корисних фраз.
Способи ввічливого звертання
Щоб розпочати ділове листування, у першому рядку адреси пишеться ім’я і прізвище одержувача, якщо вони вам відомі. Перед ініціалами одержувача зазвичай ставиться форма ввічливого звертання. Після неї бажано написати ім’я та прізвище кореспондента або його ініціали та прізвище, але, ні в якому разі, не одне прізвище.
Наприклад:
Mr. John Tolkien, але ні в якому разі не Mr. Tolkien
Інші форми ввічливого звертаня:
Mrs. – посадова особа – заміжня жінка,
Miss – посадова особа – незаміжня жінка,
Ms. – посадова особа – жінка, чий сімейний стан вам не відомий,
Messrs (скор. Від messieurs “панове”) – використовується при адресації двом або більше чоловікам.
Існує безліч інших форм ввічливого звертання. Це вчені і медичні ступеня, військові звання, аристократичні титули.
Якщо ім’я одержувача невідомо, то просто вказується його посада або відділ.
У діловій кореспонденції прийняті наступні скорочення назв країн:
UA -Україна
RU – Росія
US – США
GB – Великобританія
CA – Канада
FR – Франція
IT – Італія
JP – Японія
G – Німеччина
DM – Данія
Вступне звернення (вітання) має бути повністю узгоджено з найменуванням одержувача в пункті “адреса”.
Лист адресовано одній людині (чоловікові) – Dear Sir “Шановний пане”.
Якщо ви пишете лист фірмі в цілому або декільком особам, то використовуйте звернення Dear Sirs “Шановні панове” або Gentlemen.
Зверніть увагу, що в американських листах після звернення ставиться двокрапка, а в англійських – кома. Якщо ваш лист адресовано жінці, то звертайтеся до неї як Dear Madam, а не Dear Miss, так як це буде звучати некультурно. Звернення до жінок звучить як Mesdames.
Якщо стать адресата вам невідома, то пишіть Dear Sir or Madam.
Якщо ви пишете людині, з якою ви знайомі, то можете поставити в звертанні її прізвище: Dear Mr. Smith.
При тривалому спілкуванні (листуванні) можна “перейти на ТИ” – Dear Michael. Можна зробити своє звернення ще більш теплим і душевним:
My dear Mr. Smith
My dear Michael
Для того, щоб читач листи відразу зрозумів, про що буде йти мова, після вступного звернення зазвичай дається коротка вказівка на загальний вміст листа. Найчастіше перед цим зазначенням вживаються такі скорочення:
“Re” – скорочення від латинського виразу “in re” – “у справі”;
“Subject” – тема;
“Conc” – скорочення від англійського “concerning” – дотично.
Наприклад:
Conc: your request for the documents of January 21, 1997.
Subject: labour contract
У відповідь, щоб продовжити ділове листування англійською, перший абзац основного тексту починається з речення, в якому ви підтверджуєте отримання листа від вашого кореспондента, чи із посилання на яке надійшло лист.
Зазвичай обсяг ділового листа не перевищує одну сторінку. Але, якщо обсяг листа більше однієї сторінки і його продовження надруковано на зворотному боці аркуша, то в кінці першої сторінки пишеться p.t.o., що означає Please Turn Over (Дивіться на звороті).
Завершальна форма ввічливості. Підпис. Постскриптум.
Вибір заключної форми ввічливості залежить від вступного звернення:
| Dear Sirs | Yours faithfully/ Faithfully yours |
| Dear Sir | We are your faithfully |
| Dear Sir/Madame | We remain yours faithfully |
| Dear Mr. | Yours sincerely |
| Dear Mrs. | Sincerely yours |
| Dear Madame | Yours very sincerely |
| Dear Gentlemen | Yours truly |
| Gentlemen | Very truly yours |
Після завершальної форми ввічливості ставиться підпис. Іноді підпис ставиться від чийогось імені. Це може виглядати так:
Yours faithfully,
………. (Signature)
M. Jay Fox For the Manager
Іноді, замість For може бути використано скорочення Per. pro або p.p., від латинських слів per procuratio, що означає “за дорученням, від імені кого-небудь”:
Sincerely yours,
John Taylor (Mr)
p.p. B. Hanson
HR Manager
Якщо ви надсилаєте копії листа і іншим адресатам, тоді в кінці листа зробіть відповідну позначку у вигляді такої абревіатури: “c.c.” – carbon copies (точні копії) або Copy to …
Іноді ви не хочете, щоб одержувач вашого листа знав, що ви ще комусь відіслали копії. В цьому випадку внизу листів-копій ви вказуєте “b.c.c.” – blind carbon copies. (Приховані копії).
Якщо до листа є додаток (каталог, контракт, рахунок і т.д.), то внизу, після підпису робиться вказівка про це: “Enc:“, “Encl:” – це скорочення від Enclosure (додаток, вкладення).
Наприклад:
Enc .: Letter of guarantee (2 pages)
Encl .: Insurance certificate (1 copy)
В кінці листа, після підпису можливий додатковий текст, Post Scriptum (P.S.). Такий припис робиться не для стилю і прикраси. P.S. присутній у багатьох ділових листах. Як правило, в P.S. написано щось важливе: підтвердження пропозиції, яка описана вище, або прохання вислати щось негайно і т.д.
P.S. складається з одного (!) речення.
Інформація на конверті
Про порядок і спосіб доставки листа, а також про особливості кореспонденції зазвичай вказується на конверті:
- AIR MAIL – авіапошта
- By hand – кур’єром
- Confidential – конфіденційно
- Express – експрес
- Please forward – направити далі
- Private – приватно
- Registered – замовне
- Strictly Confidential – суворо конфіденційно
- Urgent – термінове
Фрази для ділового листування
Перший абзац
| Фраза | Переклад |
| Thank you for your letter of (date), asking if … | Дякую за лист від (дата), в якому ви цікавитесь … |
| We have received your letter of (date), enclosing … | Ми отримали Ваш лист від (дата), до якого ви доклали … |
| We are writing to enquire about … | Ми Вам пишемо, щоб дізнатися про … |
| We are interested in … | Ми зацікавлені в … |
| We would like to know … | Ми б хотіли дізнатись … |
| In reply to your letter of (date) … | У відповідь на Ваш лист від (дата) … |
| We would like to inform you … | Ми б хотіли Вас проінформувати … |
| We are sorry to have to remind you … | Вибачте за те, що нагадуємо Вам … |
| We regret to inform you that … | Шкодуємо про те, що змушені повідомити Вам, що … |
| We refer to your order №123 … | Посилаючись на Ваше замовлення №123 … |
| With reference to your letter … | Посилаючись на Ваш лист … |
| With reference to your advertisement in … | Посилаючись на Вашу рекламу в … |
| We refer to our telephone conversation regarding … | Ми посилаємося на нашу телефонну розмова щодо … |
| Replying to your letter of … we are pleased to inform you that … | Відповідаючи на Ваш лист від … ми раді повідомити Вам, що … |
| In reply (response) to your letter of … we are pleased to inform you that … | У відповідь на Ваш лист від … ми раді повідомити Вам, що … |
| In accordance with your request we … | Відповідно до Вашого запиту ми … |
| We confirm our fax message received this morning … | Ми підтверджуємо отримання Вашого факсу сьогодні вранці … |
| Confirming … we are pleased now to … | Підтверджуючи …, ми раді … |
Другий абзац
Вибачення
| Фраза | Переклад |
| We apologise for … | Ми просимо вибачення за … |
| Please accept our apologies / apology for … | Будь ласка, прийміть наші вибачення за … |
| Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future. | Будь ласка, прийміть наші вибачення і запевнення в тому, що в майбутньому ми будемо більш обачні. |
| Apologising for … we … | Вибачаючись за …, ми … |
| We very much regret to say that … | З великим жалем ми повідомляємо, що … |
| We are sorry for a delay … | Ми шкодуємо про затримку … |
| We were sorry to receive your complaint … | Нам шкода за Вашу скаргу … |
| We hope you will understand that we were not responsible for … | Ми сподіваємося, що Ви розумієте, що ми не несемо відповідальності за … |
| We assure you that we do all we can to … | Запевняємо вас, що ми робимо все можливе, щоб … |
Прохання
| Фраза | Переклад |
| Wouldwill you please, be so kind to … | Чи не будете Ви такі люб’язні … |
| We would be pleased if you would … | Ми були б раді якби Ви … |
| We shouldshall be obliged (grateful) if you wouldcould … | Ми будемо вдячні Вам, якщо Ви … |
| It will be appreciated if you can … | Ми високо оцінемо, якщо Ви … |
| It would be appreciated if you wouldcould … | Ми були б дуже вдячні, якби Ви змогли … |
| We would (very much) appreciate your advice … | Ми будемо Вам (дуже) вдячні за пораду … |
| In view of the urgency we ask you to … | З причини необхідності ми просимо Вас … |
| We trust you will … | Ми розраховуємо, що Ви … |
Нагадування про додаток до листа
| Фраза | Переклад |
| We are enclosing we enclose … | Ми докладаємо … |
| I enclose my curriculum vitae … | Я додаю своє резюме … |
| We attach to this letter … | Ми докладаємо до цього листа … |
| Please find enclosed … | Будь ласка, ознайомтеся з додатком… |
Завершальний абзац
| Фраза | Переклад |
| I look forward to receiving your reply. | З нетерпінням чекаю вашої відповіді. |
| Looking forward to hearing from you. | З нетерпінням чекаю від Вас листа. |
| I hope this information will help you. | Сподіваюся, ця інформація допоможе Вам. |
| Please, do not hesitate to contact me if you need further information. | Якщо Вам потрібна подальша інформація, будь ласка, пишіть нам без сумнівів. |
| Please, feel free if you have any further questions. | Якщо у Вас є будь-які питання, будь ласка, не соромтеся їх задавати. |
| If there is any advice or further information you want we shall be happy to supply it. | Якщо Ви хочете отримати якусь додаткову інформацію або пораду, ми будемо раді їх Вам надати. |
| We would appreciate a prompt reply. | Будемо вдячні за Вашу негайну відповідь. |
Вираження вдячності
| Фраза | Переклад |
| Thank you again for your help. We will be ready to serve you in every way possible | Ще раз спасибі за Вашу допомогу. Будемо раді допомогти Вам всім, чим зможемо |
| Thank you for your assistance | Спасибі за Вашу допомогу |
| Many thanks for your earliest attention | Велике спасибі за Вашу увагу |
| We assure you of our best attention at all times | Запевняємо Вас в нашій відданості |
| Best regards | З найкращими побажаннями |
