Одне з найскладніших завдань не тільки в англійській, а й в українській мові – ведення ділової переписки та в принципі написання листів в формальному стилі. У цій статті ми розповімо вам, як правильно написати лист-прохання (letter of request) і лист-заяву (letter of application) англійською мовою, дамо списки фраз, які допоможуть швидко і грамотно скласти такі листи.
Листи-прохання. Letter of request
Лист-прохання (letter of request, letter of request of permission) – один з видів ділової переписки, який використовують в тому випадку, якщо виникає потреба звернутися за:
- Дозволом на використання будь-яких матеріалів, які юридично належать іншим особам.
- Дозволом на проведення співбесіди або зустрічі.
- Допомогою в організації чи проведенні заходу.
- Інформацією (уточнюючими документами, відомостями про вартість певного товару, його наявності в каталозі і т. Д.).
- Порадою щодо будь-яких організаційних дій або рішень.
- Порадою експерта в якійсь галузі.
На початку листа слід вказати вашу адресу (назва і адреса компанії, яку ви представляєте), а потім – назву і адресу компанії, в яку ви звертаєтеся.
Кожен пункт листи англійською повинен бути написаний окремим параграфом. У першому параграфі позначте мету вашого листа. Будьте ввічливі, але прямолінійні. Важливо писати по суті, зберігаючи офіційно-діловий стиль.
Якщо це доречно, вкажіть граничний термін виконання вашого запиту, а також надайте уточнюючу інформацію про себе і ситуації, що склалася. Додайте ваш телефонний номер і адресу електронної пошти і запропонуйте зв’язатися з вами в разі виникнення будь-яких питань.
Завершіть лист, подякувавши одержувачу за допомогу і увагу, приділену даному проханню.
У листі-проханні англійською ви можете використовувати такі фрази:
Мета листа
| Фраза | Переклад |
| I am writing to ask if you would be so kind / generous as to … | Я пишу, щоб запитати, чи не будете Ви такі ласкаві / щедрі … |
| I am writing to request your assistance concerning the matter of … | Я пишу, щоб попросити Вашої допомоги щодо питання про … |
| I wonder if you could possibly help me … I wonder if it would be possible for you to help me … | Я цікавлюся, не могли б Ви допомогти мені … |
| I would (greatly) appreciate it if you could … I would be most grateful if you could … | Я буду (вельми) вдячний, якщо Ви … Я був би дуже вдячний, якби Ви … |
| I am writing to ask / enquire if / whether you could possibly tell / inform me … | Я пишу, щоб дізнатися, чи не могли б Ви розповісти мені / проінформувати мене про … |
| I am writing to request your permission for … | Я пишу, щоб попросити Вашого дозволу на … |
| I wonder if I might ask you for / request your valuable advice on / concerning … | Мені цікаво, чи можу я запитати / просити Вашої поради щодо … |
Додаткові питання
| Фраза | Переклад |
| I would also like to know … | Я б також хотів дізнатися … |
| Could you send me more details … | Не могли б Ви відправити додаткову інформацію … |
| Could you tell me, whether … | Не могли б Ви сказати … |
Заключні фрази
| Фраза | Переклад |
| I hope that my request will not inconvenience you too much. | Сподіваюся, моя прохання не доставить Вам незручностей. |
| I must apologize for troubling you with this matter. | Прошу вибачення, що потривожив Вас з даного питання. |
| I hope that you will forgive me for taking up your valuable time. | Сподіваюся, Ви пробачите мене за те, що забрав Ваш дорогоцінний час. |
| I look forward to hearing from you as soon as possible. I look forward to receiving your reply as soon as possible. | З нетерпінням чекаю відповіді від Вас. З нетерпінням чекаю Вашої швидкої відповіді. |
| Thank (ing) you in anticipation of your kind cooperation. Thank (ing) you in advance for your kind cooperation. | Заздалегідь дякую Вам за Вашу люб’язну співпрацю. |
Лист-заява. Letter of application
Лист-заява (letter of application, letter of application for a course) найчастіше є додатком до резюме, але він також пишеться під час вступу до університету, коледжу або на короткострокові курси. У такому листі слід вказати детальну інформацію про отримані вами освіту і досвід. Це підвищить ваші шанси на отримання бажаної посади або на зарахування до обраного навчального закладу.
На початку листа слід вказати назву та адресу навчального закладу або фірми, а при необхідності – ім’я та посаду людини, до якої ви звертаєтеся.
Як і в будь-якому діловому листі, кожен пункт вашого заяви повинен бути освітлений в окремому параграфі. У першому параграфі слід вказати мету вашого листа. Потім необхідно детально розповісти про наявну у вас кваліфікацію і досвід. Ви також можете вказати ваші життєві цілі і інтереси. Згадайте про всі освітні установи, які ви відвідували, поділіться інформацією про курси та стажування, які ви проходили. Далі варто вказати причини, що спонукали вас подати заявку в даний навчальний заклад або відправити резюме саме в цю компанію.
Слід дотримуватися офіційно-ділового стилю мови, бути ввічливим і чесним, приводити тільки достовірні факти.
В кінці листа вкажіть, які супровідні документи ви докладаєте до листа. Висловіть вдячність за розгляд вашої заяви і надію на швидку позитивну відповідь. Після підпису ви можете навести свої контактні дані.
У листі-заяві англійською ви можете використовувати такі фрази:
Мета листа
| Фраза | Переклад |
| I am writing to apply for admission to the course in … | Я пишу, щоб подати заявку на вступ на навчальний курс в … |
| I would like to be considered for a place on the course in … | Я прошу розглянути мою заяву про вступ на навчальний курс в … |
| I am writing with regard to … | Я пишу в зв’язку з … |
| I am writing to apply for … which I saw advertised in … | Я пишу для того, щоб подати заявку на …, оголошення про яке я побачив в … |
| I would like to express my interest for … | Висловлюю зацікавленість в … |
Згадка про кваліфікацію
| Фраза | Переклад |
| I hold a certificate / degree in … | У мене є сертифікат / ступінь в … |
| I have taken / passed examination … | Я склав іспит на … |
| I have completed the following courses / degree course … | Я закінчив такі курси / навчальний курс для здобуття ступеня … |
| My degree is in English. | У мене науковий ступінь в області англійської мови. |
Сповіщення про додаток
| Фраза | Переклад |
| I enclose / have enclosed a copy of my degree / diploma … | Додаю копію атестата / диплома про присудження наукового ступеня … |
| I have attached all the other necessary documents like … | Додаю всі необхідні документи, такі як … |
| Please find enclosed a copy of my degree / diploma … | Нижче додаються копії мого диплома / атестата … |
Заключні фрази
| Фраза | Переклад |
| I would be glad to attend an interview at any time convenient to you. | Я із задоволенням пройду співбесіду в будь-який зручний для Вас час. |
| I hope that you will consider me for entry / admission to … | Сподіваюся, що Ви розглянете мою кандидатуру на вступ / допуск до … |
| I hope that you will consider my application … | Сподіваюся, Ви розглянете мою заяву … |
| I hope you take a favorable decision regarding my application for … | Сподіваюся на позитивне рішення щодо моєї заяви про … |
Як бачите, немає нічого складного в написанні листа-прохання і листа-заяви англійською. Використовуючи наведені нами фрази і приклади, ви легко впораєтеся з поставленим завданням. Сподіваємось ця стаття допоможе впоратись з написанням. Також радимо ознайомитись з написанням листа-скарги та вибачення англійською.