У західній практиці рекомендаційний лист (reference letter) куди більш поширений, ніж в нашій країні. Якщо для нас такий документ частіше лише доповнення до резюме, то при вступі до закордонного ВНЗ і при прийомі на роботу, в більшість іноземних компаній, він є обов’язковим. Не варто ставитися до рекомендаційного листа, як до формальності, адже цей простий документ може відкрити багато дверей у ваше професійне та академічне життя.
Reference letter чи Letter of recommendation
Reference letter часто плутають з letter of recommendation, тому для початку пояснимо, чому вони відрізняються.
- Reference letter – це невеликий за обсягом текст (одна-дві сторінки), в якому екс-начальник або колега докладно описують ваші сильні сторони. На Заході, reference letter є дуже ціним і може стати вирішальним аргументом на вашу користь, однак ви докладаєте його до резюме за власним бажанням.
- Letter of recommendation відрізняється тим, що цей документ надається на запит відділу кадрів тієї компанії, в яку здобувач подав резюме.
CV чи Motivation letter
Багато хто вважає, що в рекомендаційний лист це пуста трата часу, якщо ви вже підготували резюме (CV) та мотиваційний лист (motivation letter). Давайте розберемо, чому резюме та мотиваційний лист не можуть замінити reference letter.
- Резюме – це суворий перелік місць роботи та навчання, а також список додаткових компетенцій (знання мов, сертифікати). У цьому документі вказують сухі факти без докладних описів.
- У мотиваційному листі необхідно пояснити, чому саме ви повинні отримати це місце роботи або навчання. Його ви пишете самостійно, а reference letter складає і підписує представник з вашого попереднього місця роботи.
Як писати рекомендаційний лист?
При написанні reference letter немає необхідності слідувати жорстким вимогам, проте вам варто включити в нього наступну інформацію:
- Дата написання рекомендації
- Контактна інформація особи, якій адресовано лист
- Звернення
- Причина написання листа або коротка рекомендація
- Інформація про автора листа і його професійні відносини з кандидатом
- Опис діяльності кандидата в компанії, отримані ним навички
- Причини, за якими кандидат підходить на ту чи іншу посаду
- Пропозиція надати додаткову інформацію і контакти автора листа
- Підпис
Для початку обговоримо формальні елементи письма (пункти 1, 2, 3 і 9). Наявність контактної інформації одержувача в верхньому кутку reference letter – це стандартне правило ділового листування. У разі, якщо рекомендація друкується на спеціальному бланку або відправляється електронною поштою, цю інформацію можна пропустити.
Звернення
Складаючи рекомендацію, важливо звертатися до адресата по імені: Dear Mr Wellick / Dear Ms Wellick. Якщо ви не знаєте ім’я одержувача листа, проведіть невелике дослідження на сайті компанії. Безособове Dear Sir / Dear Madam економить час, але виглядає недбало. Якщо ви складаєте рекомендацію про всяк випадок (наприклад, ви звільняєтеся з компанії і хочете отримати характеристику вашої роботи) і ще невідомо, кому вона може бути адресована, то в якості звернення слід використовувати фразу To Whom It May Concern. Зверніть увагу, в США після звернення ставлять двокрапку, тоді як у Великобританії – кому або взагалі без розділового знака.
Підпис
Підпис під reference letter є стандартом для будь-якої ділової переписки. Однак тут необхідно відзначити, що якщо ви пишете незнайомій людині, звертаючись на початку листа Dear Sir / Dear Madam, то в кінці необхідно поставити Yours Faithfully. Якщо ж після Dear Sir / Dear Madam слід ім’я, то потрібно писати Yours Sincerely. Важливо, щоб початок і кінець послання відповідали один одному.
Перша частина листа
Для наочності давайте уявимо, що до менеджера компанії UA IT Inc. Володимиру Журковського звернулася його співробітниця Світлана Гулевич. Світлана планує продовжити кар’єру за кордоном і просить Володимира написати для неї рекомендаційного листа. Слід пам’ятати мета документа – переконати одержувача в тому, що кращої кандидатури, ніж Світлана, йому не знайти.
У тексті рекомендаційного листа допустимо використовувати оціночні характеристики, наприклад: thrilled (радий), delighted (щасливий). Крім того, в тексті листа можна вживати ім’я і пропускати прізвище співробітника. Таке звернення говорить про те, що Володимир особисто знайомий зі Світланою і має підстави судити про її здібності.
На початку тексту рекомендації, Володимиру потрібно представитися (назвати ім’я і посаду), пояснити, в яких професійних відносинах він знаходиться зі Світланою, а також уточнити, як довго вони працювали разом. Далі можна уточнити, в чому саме полягали робочі відносини, відзначити її кар’єрне зростання в компанії, а також вказати конкретні терміни співпраці. наприклад:
I am Vladimir Serov, a manager at UR Technology Inc. It is my pleasure to recommend Svetlana Gulevich for the position of a lead engineer at Researchit Ltd.
Мене звуть Володимир Журковський, я менеджер в компанії UA IT Inc. Я радий рекомендувати Світлану Гулевич на посаду провідного інженера в компанії Researchit Ltd.
Svetlana (have) worked in my team for 5 years. She started as a trainee and quickly rose to a lead position
Світлана працювала (працює) в моїй команді протягом п’яти років. Вона почала як практикант і швидко доросла до керівної посади.
При написанні тексту важливо бути уважним з граматикою: Present Perfect (I have worked) дає зрозуміти, що Світлана все ще працює в компанії UA IT Inс. Якщо Світлана пішла з роботи, більш доречним буде Past Simple (I worked).
Отже, перша частина reference letter не повинна бути надто об’ємною: два-чотири речення буде досить.
Друга частина листа
У другій частині Володимиру слід розповісти про професійні якості Світлани. Важливо перерахувати її ключові навички й те, як вона вміє їх застосовувати, описати конкретний досвід, отриманий нею в компанії, додати кілька слів про проекти, в яких вона брала участь. Завдання Володимира – описати Світлану як компетентного фахівця і незамінного співробітника. Тут не варто бути занадто формальним, адже розповідь повинна давати уявлення про реальний досвід людини і її вміння вирішувати робочі питання. Загалом, правило тут одне – не писати занадто багато, але не впустити важливе.
Далі Володимиру варто сказати кілька слів про особистісні характеристики Світлани, які важливі в її професійній діяльності. У цій частині важливо бути лаконічним і виділити всього три або чотири найбільш цінних якості.
Заключна частина
Заключна частина рекомендації складається з трьох-чотирьох речень. Тут Володимир може надати формальну рекомендацію в разі, якщо не зробив цього раніше, а також висловити своє співчуття про втрату такого цінного співробітника, як Світлана. Обов’язково варто згадати про готовність надати будь-яку більш детальну інформацію та залишити свої актуальні контактні дані (потенційні роботодавці дійсно нерідко зв’язуються з авторами рекомендаційних листів, щоб підтвердити дійсність наданої інформації).
Рекомендаційний лист: словник
- Рекомендація
| Фраза | Переклад |
|---|---|
| I am thrilled/delighted/pleased to recommend… | Я радий / щасливий рекомендувати … |
| It is my pleasure to recommend… | Мені приємно порекомендувати … |
| I highly/strongly recommend Svitlana Gulevich for any position or career she may pursue. | Я настійно рекомендую Світлану Гулевич на будь-яку посаду або напрямок, який вона для себе вибере. |
- Інформація про професійні відносини
| Фраза | Переклад |
|---|---|
| Svitlana Gulevich worked for/at UA IT Inc. since/for… | Світлана Гулевич працювала на / в UA IT Inc. з … / протягом … |
| As a manager I had a pleasure of working with Svitlana Gulevich as her supervisor. | Як керівник відділу маркетингу я мав задоволення працювати зі Світланою Гулевич як її наставник. |
| I worked with/alongside Svitlana Gulevich on several projects. | Я працював зі Світланою Гулевич над декількома проектами. |
| Svitlana Gulevich worked as a lead engineer under my supervision. | Світлана Гулевич працювала інженером під моїм керівництвом. |
- Професійна і особиста характеристика
| Фраза | Переклад |
|---|---|
| Svitlana Gulevich was employed as an engineer at/by UA IT Inc. since… | Світлана Гулевич працювала інженером в UA IT Inc. з … |
| She started as an engineer and quickly rose to a lead position. | Вона почала з позиції інженера і швидко виросла до провідною посади. |
| During our time together Svitlana displayed abilities/talent/skills. | За час нашої співпраці, Світлана проявила здібності / талант / вміння. |
| In her time at UA IT Inc., she showed… | За час її роботи в UA IT Inc. вона показала … |
| She proved to be a good leader / a reliable worker / a valued part of the team. | Вона показала себе хорошим лідером / надійним працівником / найціннішою частиною команди. |
| Svitlana was responsible for / in charge of… | Світлана відповідала за … |
| Svitlana performed various tasks, such as… | Світлана виконувала різні завдання, такі як … |
| She worked with… | Вона працювала з … |
| She contributed to the development of our company / made a huge contribution to our development. | Вона сприяла розвитку нашої компанії / внесла вклад в наше розвиток. |
- Заключна частина
| Фраза | Переклад |
|---|---|
| Svitlana’s contribution to UA IT Inc. is huge/immense/undeniable. | Внесок Світлани в UA ITInc. великий / величезний / незаперечний. |
| She will be deeply missed at UA IT Inc. / We will miss her at UA IT Inc. | Нам в UA IT Inc. буде дуже її не вистачати. |
| Svitlana’s leaving is a big loss for UA IT Inc. | Звільнення Світлани – велика втрата для UA IT Inc. |
| We respect and support her striving/desire to seek another professional challenge. | Ми поважаємо і підтримуємо її бажання / прагнення знайти новий професійний виклик. |
| I am certain / I have no doubt that she will be successful in her future career. | Я впевнений / Немає жодних сумнівів, що її чекає успіх у майбутній кар’єрі. |
| If you need more information please do not hesitate to contact me. | Якщо вам потрібна додаткова інформація, зв’яжіться зі мною. |
| Please do not hesitate to contact me if you have any questions. | Будь ласка, зв’яжіться зі мною в разі, якщо у вас виникнуть питання. |
| I would be glad to give/share/provide further information about Svitlana’s working experience and skills. | Я буду радий дати / поділитися / надати додаткову інформацію про досвід роботи та навичках Світлани. |
Уявіть себе на місці HR-менеджера компанії Researchit Ltd, яка шукає людину на посаду провідного інженера, і подумайте, яка рекомендація переконала б вас в тому, що Світлана Гулевич – ідеальний кандидат. Які її якості, вміння і навички ви б вважали за ключовими? Що б ви хотіли про неї дізнатися?
Рекомендаційний лист: основні пункти
Давайте підсумуємо все вищесказане і зберемо кілька ключових рад для тих, хто сідає писати рекомендаційний лист англійською.
- Не використовуйте безособове Dear Sir / Dear Madam як звернення, постарайтеся знайти ім’я людини, до якої потрапить ваша рекомендація.
- Дотримуйтесь правил ділового листування, та використовуйте оціночні характеристики, розповідаючи про свій досвід спілкування з людиною.
- Не пишіть занадто багато: приділіть увагу найбільш важливим для майбутнього місця роботи / навчання якостям і навичкам.
- Не пишіть про погане: краще не сказати нічого, ніж дати негативну характеристику.
- Будьте уважні з граматикою і не допускайте орфографічних помилок – вони сильно псують враження про вас.
- Залиште контактну інформацію і будьте готові до того, що потенційний роботодавець зв’яжеться з автором листа і що-небудь уточнить.
Незважаючи на відсутність жорстких правил при написанні reference letter, рекомендуємо вам лаконічно висловлювати думки і враховувати пункти, описані в нашій статті.