Як відомо, ділові та комерційні листи відрізняються за стилем від особистої кореспонденції і пишуться за встановленою формою. Діловий лист – це завжди офіційне повідомлення, і, приступаючи до його складання, необхідно пам’ятати, що від того, наскільки грамотно і коректно зміст, буде залежати успіх вирішення тих чи інших питань.
Діловий лист англійською та його структура
Ділові листи англійською мовою складаються з наступних частин:
- Заголовок
- Дата листа
- Найменування та адреса одержувача
- Вступне звернення
- Основний текст листа
- Заключна формула ввічливості
- Підпис
- Вказівка на додатки
У ділових листах англійською мовою, як правило, уникають переносу слів. Ширина поля з лівого боку аркуша повинна становити не менше 2 см через необхідність підшивки листа.
Заголовок
У заголовку вказують найменування та адресу організації відправника та ряд подробиць: адреса для телеграм, номер факсу, номера телефонів.
Зразок заголовка фірми:
All communications to be addressed to the company and not to individuals
Early Bird Warning Systems
75, Carlton Street, London E. C. 4
Дата листа
Дата відправлення зазвичай пишеться в правому кутку під заголовком. Існують наступні способи позначення дати в ділових листах англійською мовою:
- 12th September 2010
- 12 September 2010
- September 12th 2010
- September 12 2010
Перед числівниками, що позначають рік, зазвичай ставиться кома, а ось точка в кінці позначення дати не обов’язкова.
Назва та адреса одержувача
Назва та адреса організації або прізвище особи одержувача листа пишеться на лівій стороні бланка листа. Якщо лист адресовано окремій особі – чоловікові, то перед його прізвищем ставиться слово Mr. (Скорочення слова містер):
Mr. Tom Black
Якщо лист адресовано заміжній жінці, то вживається слово Mrs. (Скорочення слова місіс):
Mrs. Mary Green
При адресуванні листів незаміжнім жінкам вживається слово Miss (міс), за яким слідує ім’я адресата:
Miss Anna White
Після найменування організації або прізвища адресата на окремому рядку вказується номер будинку і назва вулиці (номер будинку вказується першим). Далі на окремому рядку пишеться назва міста.
A-T Trade Food & Beverages,
17, Canon Street,
London, EC3 4BR,
England
Вступне звернення і заключна формула ввічливості
Діловий лист обов’язково повинен містити вступне звернення і заключну формулу ввічливості.
Вступне звернення пишеться на лівій стороні листа під внутрішньою адресою на окремому рядку, а заключна формула ввічливості – на правій стороні, в кінці основного тексту, також на окремому рядку.
Поширені формули вступного звернення:
Dear Sirs, Шановні панове (суворо офіційно)
Dear Sir, Шановний пане (суворо офіційно)
Dear Mr. Black, Шановний пане Блек (менш офіційно)
Dear Madam, Шановна пані (суворо офіційно)
Dear Mrs. Green, Шановна місіс Грін (менш офіційно)
Dear Miss White, Шановна міс Уайт (менш офіційно)
Коли відправник листа бажає, щоб лист було прочитано певною особою в організації одержувача, то перед вступним зверненням або під ним ставиться наступна напис:
Attention: Mr. T. Black / Attention of Mr. Black
Поширені заключні формули:
Yours faithfully
Faithfully yours
З повагою (суворо офіційно)
Yours truly
Yours sincerely
Yours
Щиро Ваш (менш офіційно)
Підпис
Підпис в листах розміщається на правій стороні бланку під заключною формулою. На першій сходинці під формулою ставиться назва організації, надрукована на комп’ютері. Під назвою, на тому самому рядку стоїть надрукована назва посади особи, яка підписала лист. Часто прізвище людини надруковане під рукописним підписом.
Вказівка на додаток
Ділові листи можуть містити додатки. Якщо до листа додано які-небудь матеріали, то в лівому куті листа нижче підпису пишеться слово Enclosure «додаток». Якщо лист містить два і більше додатків, то вказується їх число.