Email, мабуть, найпопулярніший засіб спілкування після телефону. Ми пишемо листи і відповідаємо на них майже кожен день, і іноді доводиться писати їх не тільки українською. У цій статті ми пояснимо вам, як правильно писати електронного листа англійською мовою, наведемо приклади формального і неформального листування.
Ми розглянемо як формальний варіант email, так і неформальний. Звичайно, в них потрібно використовувати абсолютно різну лексику, тому для початку ми розберемося, які листи відносяться до формальних, а які – до неформальних.
Формальні:
- лист клієнту, колезі або діловому партнерові;
- лист-відгук на вакансію;
- лист із запитом інформації або лист-скарга в техпідтримку, онлайн-магазин і т. д.
Неформальні:
- лист другу, знайомому, колезі;
- лист родичам.
А тепер давайте дізнаємося, з яких частин повинен складатися email англійською мовою і які фрази можна використовувати при його написанні. Зверніть увагу: в нашій статті ми розповідаємо, як писати звичайні email. Якщо вас цікавить лист другові для іспиту, ви знайдете докладну інструкцію по цій темі в статті про ЗНО з англійської мови.
Структура електронного листа англійською мовою і корисні фрази для кожної частини
Тема листа (subject)
Розпочинаємо ми з теми листа, яка розміщується в спеціальному рядку зверху. Наявність заповненої теми листа – елементарне правило хорошого тону, особливо важливо не забувати про нього в випадку формального листування. Більшість ігнорують тему і переходять відразу до тексту листа, а даремно, адже чітко позначена тема відразу дасть зрозуміти адресату, про що піде мова в листі, важливе воно чи ні і т. Д. Більш того, якщо ви пишете ділову пропозицію партнерам, у листів з темою більше шансів бути прочитанми, а не закинутими в кошик.
Що писати: Постарайтеся укластися в 5-7 слів і в той же час обов’язково вкажіть найважливішу деталь в темі листа. Наприклад, в формальному листі з інформацією про нараду в наступному місяці можна написати: Meeting on the 26th March at 11 a.m. (Нарада 26 березня в 11 ранку). У неформальному листі знайомому можна написати: Thanks for your present (Спасибі за твій подарунок). А, наприклад, якщо ви пишете лист в інтернет-магазин, обов’язково вкажіть в темі листа номер замовлення, за яким хочете поставити запитання.
Звернення (початкова фраза)
Починати лист треба з звернення до адресата. Воно пишеться в першому рядку і відокремлюється комою, а текст після нього пишеться вже з нового рядка.
Що писати: Якщо ви пишете конкретній людині в формальному стилі, використовуйте такі звернення:
| Звернення | Коментар |
| Dear Mr. Wick, | Звернення до конкретного чоловіка. |
| Dear Ms. Wick, | Універсальне звернення як до заміжньої, так і до незаміжньої жінки. |
| Dear Sir or Madam, | Вживається, коли ви не знаєте, хто буде відповідати на ваш лист. |
| To whom it may concern, | Зазвичай використовується в діловому листуванні, коли ви пишете на корпоративну пошту і не знаєте, хто із співробітників буде відповідати на ваш лист. |
Неформальний лист може починатися наступним чином:
| Звернення | Коментар |
| Hello / Hi / Hi there / Hello again Tom, | Неформальне дружнє вітання. |
| Greetings / Good morning / Good afternoon Tom, | Привітання, які звучать трохи формальніше ніж Hello або Hi. |
| Dear Tom, | В цьому привітанні присутній відтінок формальності, тому воно використовується при написанні листа на ЗНО. |
Вкладення
Досить часто ми не просто відправляємо лист, а пересилаємо документ або фотографію електронною поштою. В такому випадку обов’язково повідомте адресату, що ви докладаєте до листа додатковий файл.
Що писати: І в формальному, і в неформальному листі можна використовувати такі фрази:
| Фраза | Переклад |
| Please find attached … (my CV and cover letter). | Будь ласка, подивися (-іться) … (моє CV та супровідний лист). |
| I am attaching … (the document you requested). | Я докладаю … (документ, який ти / Ви просив (-ли)). |
| I am sending you … (the photo from our vacation). | Я висилаю тобі / Вам … (фото з нашої відпустки). |
| Please see … (the file attached). | Будь ласка, подивися (-іться) … (прикладений файл). |
Заключна фраза
Якщо в листі є початкова фраза, то буде і заключна. Вона пишеться з нового рядка в кінці листа, і після неї завжди стоїть кома.
Як писати: В кінці формального листа можна використовувати такі фрази:
| Фраза | Переклад |
| Yours sincerely / faithfully / truly, | З повагою, |
| Regards, | З повагою, |
| Sincerely yours, | Щиро Ваш, |
| With best wishes, | З найкращими побажаннями, (трохи менш формальне) |
| With many thanks and best wishes, | З вдячністю і найкращими побажаннями, (трохи менше формальне) |
| Kind / Best regards, | З найкращими побажаннями, / Серцевий привіт, |
Після заключної фрази в формальному електронному листі англійською треба написати своє ім’я та прізвище. Якщо ви пишете від імені компанії свого контрагента, вкажіть свою посаду і назву підприємства. Якщо ж ви пишете лист колезі, можна не вказувати ці дані і залишити в підписі тільки ім’я і прізвище.
Неформальне лист можна завершити наступними фразами.
| Фраза | Переклад |
| Kind/Best regards, | З найкращими побажаннями (більш формальне) |
| With best wishes | З найкращими побажаннями (більш формальне) |
| With many thanks and wishes, | З вдячністю і найщирішими побажаннями |
| Best wishes | З найкращими побажаннями |
| All the best | Всього найкращого |
| Cheers | Здоров’я, |
| Bye for now | Добре, до зустрічі |
| Rgrds | Неформальна манера написання Regards |
| Love/Lots of love | З любов’ю |
| See you soon | До зустрічі/Скоро зустрінемось |
Після заключної фрази в неформальному листі потрібно просто написати своє ім’я.
Після написання свого імені ви можете написати постскриптум: на новому рядку напишіть P.S. і речення, яке забули записати в основний текст листа. Здавалося б, в електронному листі англійською мовою можна просто вставити забуте речення в текст, навіщо ж нам постскриптум? Наша психіка влаштована так, що краще за все ми запам’ятовуємо перший і останній шматок інформації, так що ви можете навмисно «забути» вказати щось важливе в основы листа і винести це в постскриптум.
7 цінних порад з написання email англійською мовою
Звертайте увагу на цитування
Якщо ви ведете формальне листування, обов’язково зберігайте цитування (текст листа, на який ви відповідаєте). При цьому свій власний текст розміщуйте над блоком з цитуванням в листі, а не під ним, інакше адресат не знайде вашу відповідь.
Пишіть тему коротко
Не потрібно вміщувати в тему весь лист, навіть якщо він зовсім короткий. Напишіть всього кілька важливих слів, які відразу дадуть зрозуміти адресату, про що піде мова.
Використовуйте форматування
Обов’язково застосовуйте форматування в своєму листі (виділення жирним, курсивом, кольором і т. Д.), Це поліпшить читабельність тексту. У той же час не перестарайтеся: в формальному листуванні краще обмежитися виділенням жирним і створенням списків, ніж прикрашати шрифт в усі кольори веселки.
Очищайте форматування
Якщо ви вставляєте в email уривок з іншого документа, очищайте форматування, інакше вставлений текст може недоречно виділятися на тлі решти. У всіх поштових клієнтах є кнопка «Очистити форматування», користуйтеся їй при необхідності.
Не використовуйте Caps Lock
Хочете підкреслити важливість якоїсь інформації? НЕ ПОТРІБНО ВИКОРИСТОВУВАТИ Caps Lock, інакше в одержувача листа може виникнути відчуття, що на нього кричать. Виділіть жирним важливі моменти, і вони вже точно не залишаться непоміченими.
Номерні і марковані списки
Списки значно полегшують сприйняття інформації і впорядковують її. Але при їх складанні важливо дотримуватися 2 правил:
- У діловому листі, якщо у вас є велика кількість питань до адресата (наприклад, уточнення по завданню і т. Д.), То їх краще оформляти нумерованим (а не маркованим) списком, щоб потім простіше було посилатися на окремі питання в подальшому листуванні.
- У списку ніколи не слід об’єднувати два або більше питань в один пункт, навіть якщо вони тісно пов’язані один з одним або один випливає з іншого. Досвід показує, що в більшості випадків вам дадуть відповідь тільки на перше питання, а наступні проігнорують. Так що ставте всі питання окремими пунктами.
Складіть білий список
Щоб у відповідь лист вашого адресата не потрапив в спам, додайте його електронну пошту в «білий список контактів», «обрані» або тому подібний список, листи з якого не відправляються в папку спаму.
Думаємо, тепер у вас не виникне питань про те, як написати електронного листа на англійській мові, а для повної готовності пропонуємо розглянути статтю про ділове листування англійською мовою.
