Лист про звільнення (letter of dismissal) або про припинення виконання робочих обов’язків (termination of employment letter) – вид офіційного документа, який інформує працівника про припинення роботи, причини та подальших інструкціях, пов’язаних з припиненням роботи в компанії. У листі вказується причина звільнення (reason for firing), дисциплінарні заходи (disciplinary measures), які приймалися безпосередньо до звільнення й не сприяли вирішенню проблеми (solve the problem), та інформація про отримання вихідної допомоги (severance package) і останньої зарплати (final paycheck ).
Структура листа:
Імена та адреси (Names and addresses) працівника і роботодавця (employer and employee).
From:
Manager HR
Name of the company
Address of the company *
Date:
To:
Mr. / Mrs. First, Last Name
Employee’s position (посада працівника)
* Зверніть увагу на формат написання адреси на англійській мові: Номер будинку (Bld) – Вулиця (Street) – Квартира / Офіс (Ap / Office) – Місто (City) – Регіон / Штат / область (Region / State / Oblast) – Країна (Country) – Індекс (Zip-code)
Вступ (Introduction) – повідомлення причини звільнення (перерахування вимог чи обов’язків, невиконання яких призвели до звільнення).
Dear Mr. / Mrs …,
Фрази, які можуть при цьому використовуватися (переклад наближений):
It has been noticed that despite our written advice and various oral warnings, you did not show any improvement in your performance. Було відмічено, що, незважаючи на всі письмові поради та усні попередження, Ви не показуєте поліпшень в ефективності Вашої роботи.
We have observed that there has not been an acceptable improvement in your work as well as behaviour. Ми помітили, що не було відповідних поліпшень ні в роботі, ні в поведінці.
Unfortunately, even after the counselling and ample time to learn and improve yourself, there has been no change in your performance. На жаль, навіть після консультацій і після достатнього часу для навчання і поліпшення не відбулося ніяких змін ефективності Вашої роботи.
Disciplinary measures and warnings were given but we have observed that there were no improvements. Були зроблені дисциплінарні заходи та попередження, але ніяких поліпшень не було помічено.
Основна частина (Main Body) – як висновок після зазначених причин. Це безпосередньо повідомлення про факт звільнення та інформування про подальші дії (отримання останньої зарплати, здача робочого інвентарю / ключів, терміни звільнення робочого місця).
Кілька стійких фраз, які використовуються при повідомленні факту звільнення (переклад наближений):
We regret to inform you that your employment with (Name of the company) shall be terminated on September the 19th, 2013. З сумом повідомляємо Вам про припинення вашої роботи в (Назва компанії) з 19 вересня 2013 року.
The letter confirms our decision that your employment with (Name of the company) is terminated effective immediately. Даний лист підтверджує наше рішення про те, що Ваша зайнятість у компанії (Назва компанії) офіційно негайно припинена.
We are sorry to inform that your service with (Name of the company) has been terminated, effective from September the 19th, 2013. З жалем повідомляємо Вам, що Ваша робота в компанії (Назва компанії) закінчена, постанова набирає чинності з 19 вересня 2013 року.
I am therefore – writing to confirm the decision that you will be dismissed, and therefore your last day of service with the company will be the 19th of September, 2013. Даним листом підтверджується рішення про Ваше звільнення, і те, що Ваш останній день роботи в компанії – 19 вересня 2013 року.
Наступними фразами і виразами користуються при інформуванні про подальші дії звільненого працівника:
We would like to receive your security swipe card, your office key, and the company owned laptop and cell phone at the termination meeting. Ми б хотіли забрати Вашу картку безпеки, ключ від офісу, ноутбук та мобільний телефон, які належать компанії, на прощальній зустрічі.
Please return all company property to the security office including your employee access badge. The HR Department will provide you with all the information which includes details on a severance package and your final paycheck. Будь ласка, поверніть все майно компанії у відділ служби безпеки, в тому числі значок доступу співробітника. Відділ кадрів надасть Вам всю інформацію, включаючи деталі отримання вихідної допомоги та останньої зарплати.
Please arrange the return of all company documents and property. Our HR manager can assist you. Просимо домовитися про повернення всіх документів і майна компанії. Наш менеджер з персоналу може Вам допомогти з цим.
You have the right to appeal against this decision within seven days of receiving this letter of dismissal, in writing, giving your reasons. Ви маєте право оскаржити це рішення в письмовій формі із зазначенням причин оскарження протягом семи днів після отримання даного листа про звільнення.
Заключна частина (Conclusion) – подяка за співпрацю та побажання всіх благ.
Корисні фрази, які можуть використовуватися:
Thank you for your association with us. We wish you good luck for your future endeavors. Дякуємо за співпрацю. Бажаємо Вам успіху у Ваших подальших починаннях.
Wishing you the very best of success in your future endeavors. Бажаємо Вам найкращих успіхів у Ваших майбутніх починаннях.
Thank you for your time in our company and best of luck to you in the future. Дякую за роботу в нашій компанії і бажаємо Вам успіхів у майбутньому.
Підписи (Signatures)
У кінці листа вказуються підписи, наприклад:
Respectfully (З повагою), Name of employer
Yours sincerely (З щирою повагою),
Бувають випадки, коли працівник звільняється за власним бажанням (voluntary resignation), і йому необхідно повідомити про це компанії . Такий лист має бути простим і коротким. Структура листи залишається такою ж, як вказана вище. В основній частині повідомляється факт звільнення за власним бажанням. Наступні фрази можуть бути корисними:
I would like to inform you that I am resigning from my position of Sales Manager at your company, effective September 19, 2013. Я б хотів повідомити Вам, що я звільняюся з посади менеджера з продажу у Вашій компанії з 19 вересня 2013 року.
This is my official notification that I am resigning from the position of Sales Manager at your company. Це моє офіційне повідомлення про те, що я звільняюся з посади менеджера з продажу у Вашій компанії.
У заключній частині працівник дякує роботодавця за спільну співпрацю.
Thank you for opportunities that you have provided me with during years of our cooperation. Дякуємо за можливості, надані за роки нашої співпраці.
Thank you for professional and personal development. I have enjoyed being part of your team. Дякуємо за професійний і особистісний ріст. Було приємно працювати з Вами в одній команді.
